Tách file Word thành nhiều file

Vì sao tách file Word khó hơn tách PDF?

Trong file PDF, mỗi trang đã được chốt cố định. File Word thì không có “trang” nào được lưu sẵn: Word chỉ lưu các đoạn văn, bảng, hình, rồi mỗi lần mở mới tính xem chữ chạy tới đâu thì sang trang. Cách dàn trang phụ thuộc vào phông chữ, khổ giấy, lề, cả phiên bản phần mềm. Vì vậy cùng một file mở trên hai máy có thể lệch nhau một vài trang.

Đó là lý do phần lớn công cụ online hoặc chỉ cho tách Word thành PDF, hoặc bắt bạn tự chép từng đoạn sang file mới.

Công cụ này tách Word thế nào

Máy chủ mở file của bạn, dàn trang giống như khi mở bằng phần mềm soạn thảo, ghi lại mỗi trang bắt đầu từ đoạn nào, rồi cắt ngay trong nội dung file .docx. Nhờ vậy mỗi phần vẫn là một file Word thật:

• Giữ nguyên kiểu chữ, cỡ chữ, định dạng đoạn, bảng, hình ảnh, đầu trang và chân trang.
• Mở bằng Microsoft Word, WPS hay Google Docs đều sửa tiếp được.
• Ảnh nào không thuộc phần đó được bỏ ra, nên mỗi phần nhẹ hơn file gốc chứ không ôm nguyên dung lượng.

Một tài liệu vài trăm trang thường cắt xong trong khoảng một phút, phần lớn thời gian là lúc đếm trang ngay sau khi tải lên.

Ranh giới làm tròn về đầu đoạn văn

Một đoạn văn bắt đầu ở cuối trang 20 rồi chảy sang trang 21 sẽ nằm trọn trong phần có trang 20, không bị cắt đôi giữa câu. Vì thế khi mở ra, một phần “20 trang” có thể hiện 19 hoặc 21 trang tuỳ máy. Nội dung không thiếu, không trùng: các phần nối lại vẫn đúng bằng tài liệu gốc.

Muốn ranh giới khớp tuyệt đối, hãy đặt ngắt trang (Ctrl + Enter) ở đầu mỗi chương trước khi tải lên, rồi cắt tại đúng các trang đó.

Những việc hay cần tách file Word

• Luận văn, khoá luận: gửi từng chương cho giáo viên hướng dẫn góp ý thay vì cả tập trăm trang.
• Tài liệu cần dịch hoặc biên tập: chia cho nhiều người, mỗi người một phần, xong ghép lại.
• Giáo trình, đề cương: phát cho học viên theo từng buổi.
• Hồ sơ dự thầu, báo cáo dài: nộp theo từng mục với giới hạn dung lượng.

Cách làm thủ công trong Word, và khi nào nên dùng

Nếu chỉ tách một hai phần, bạn có thể bôi đen đoạn cần lấy, sao chép sang một tài liệu mới rồi lưu lại. Cách này dễ lệch định dạng (kiểu chữ, đánh số đề mục, đầu trang chân trang không đi theo) và rất mất công khi tài liệu dài.

Word cũng cho lưu thành PDF theo khoảng trang (Tệp → Lưu thành → PDF → Tùy chọn → Trang từ … đến …), nhưng kết quả là PDF, không sửa tiếp được. Công cụ trên trang này giữ nguyên định dạng Word cho mọi phần trong một lần bấm.